Praca w domu zawsze jest problematyczna. Rozpraszacze, rzeczy do zrobienia na już, czy zwykłe obowiązki domowe potrafią skutecznie nas wybić z efektywnej  pracy. Właśnie dlatego przygotowałem dla Ciebie 24 sposoby jak zwiększyć produktywność pracy z domu.

Sposobów jest sporo, ale nie musisz wdrażać ich wszystkich naraz. Wybierz sobie jeden czy dwa, które najłatwiej jest Ci wprowadzić w życie, i zrób to. Kiedy już zobaczysz mały wzrost chęci, wybierz kolejny sposób i znowu, wdróż go. Dzięki temu krok po kroku staniesz się o wiele bardziej produktywny. A teraz, nie przedłużając, zapraszam do lektury!

1. Znajdź sens pracy

Podstawową rzeczą jest znalezienie sensu swojej pracy. Dlaczego pracujesz? Dlaczego musisz zrobić to, co robisz? Dlaczego to jest ważne? Może dlatego, że to lubisz? Może chcesz mieć pieniądze na hobby? Może chcesz pomagać innym? A może chcesz być znaną osobą? Jakikolwiek jest powód, znajdź go. Znajdź powód, dlaczego pracujesz, i zawsze, w chwili zwątpienia, przypomnij sobie ten powód. Bardzo często ta motywacja wystarczy, aby wrócić do pracy.

2. Przygotuj się do pracy jak zwykle

Jeżeli chodzisz do biura, przebierz się. Jeżeli chodzisz w garniturze, ubierz go całego, lub jego którąś część. Jeżeli masz jakieś konkretne nawyki w pracy, zrób je. Jeżeli siedzisz w domu, Twój mózg widzi czas wolny. Zmuś go do “pójścia do pracy”, zachowując się tak, jakbyś był/była w pracy. Najczęściej działa właśnie przebranie się, poranna kawa o określonej godzinie i poranna rutyna np. sprawdzanie e-maili. 

3. Zmuś się i wyrób nawyk

Czasami po prostu trzeba się zmusić. Ważne, żeby wyrobić w sobie nawyk pracy. Dokładniej, chodzi o to, aby skierować nasz mózg na myślenie “Teraz, od godziny X do Y, pracuję, ignoruję resztę”. Można to zrobić, zmuszając się właśnie na początku, zaczynając pracę o określonych godzinach i wtedy pracując. Na początku będzie bardzo, bardzo ciężko, ale im dalej, tym prościej. Codziennie wygrywaj ze swoją prokrastynacją, i codziennie pracuj, a za miesiąc zauważysz, że praca i skupienie w domu sprawia Ci o wiele mniej problemów.

4. Planuj przed snem

Codziennie, przed pójściem spać, zaplanuj zadania na kolejny dzień. Weź papierową kartkę i zapisz na niej 5 zadań. To Twoje najważniejsze zadania na kolejny dzień. Wybierz z nich jedno – to jest najważniejsze zadanie danego dnia. To jedno zadanie to must-have, obowiązek, po prostu musisz je zrobić i koniec. Zaplanowanie tak kolejnego dnia pozwoli Ci po pierwsze lepiej odpocząć, a po drugie w nowym dniu nie będziesz się od rana zastanawiać, co musisz zrobić. .

5. Wstawaj o tej samej porze

Staraj się wstawać o tej samej porze co zwykle. Dzięki temu lepiej się wyśpisz, będziesz mieć więcej sił i energii na pracę :)

6. Wstań minimum 30 minut wcześniej

Zostając w temacie wstawania, wstawaj minimum 30 minut przed tym, jak wstajesz zwykle. Ten dodatkowy czas przeznacz na lepsze zaczęcie dnia – medytację, ćwiczenia, czytanie książki lub po prostu na hobby.

7. Rób jedno zadanie naraz

Mimo ciągłego czytania o zaletach multitaskingu tak naprawdę im mniej jednocześnie robisz, tym bardziej potrafisz się skupić na tych rzeczach. Dlatego idealna sytuacja to taka, gdzie pracujesz tylko nad jednym problemem naraz. Nie staraj się złapać wszystkich srok za ogon i zrobić wszystkiego naraz, skup się dobrze nad jednym problemem, rozwiąż go do końca, i przejdź do kolejnego.

8. Technika Pomodoro

Do wyznaczania czasu  pracy i jej przerw użyj techniki Pomodoro. Podziel czas pracy na bloki: 25 minut pracy, po czym 5 minut przerwy, nieważne czy zadanie, nad którym pracujesz, jest skończone czy nie. 25 minut pracy, ucinamy pracę w tym momencie, 5 minut przerwy, znowu 25 minut pracy, ucinamy, 5 minut przerwy itd. Po 4 takich cyklach (czyli po 2 godzinach) zrób sobie 30 minut przerwy. Zrób to, co tylko chcesz, ale nie myśl o pracy. A później znowu, 4 cykle 25-5, i przerwa 30 minut. I tak do końca dnia pracy. Te małe przerwy naprawdę polepszą Twoje samopoczucie oraz chęć do pracy.

9. Technika 52-17

Według badań najbardziej wydajni ludzie pracują w blokach 52 minuty pracy i 17 minut przerwy. Wydaje się to dłuższym cyklem Pomodoro, i w zasadzie można to tak traktować, zasady i zyski są takie same. Wybierz tę technikę, która lepiej odpowiada Twojej pracy i Tobie, czy 25-5, czy 52-17, zacznij ją wdrażać w życie :)

10. Jak zjeść słonia, czyli podział zadań

Jak zjeść słonia? Kawałek po kawałku. Tak samo z wielkimi zadaniami, które nas przerażają. Zamiast myśleć o ogromie pracy, jaki na Ciebie spada i zasiadać do wielkiego zadania, podziel je na małe zadania. Napisanie strony www można podzielić np. na napisanie podstawy, kilka zadań na napisanie konkretnej części strony, napisanie formularza kontaktu itp. Ilość zadań nie jest ustalona, po prostu zrób ich tyle, ile jest dla Ciebie ok. Kiedy już podzielisz wielkie zadanie na małe, zacznij robić małe zadania. Jedno po drugim, kawałek po kawałku. Nie od razu Rzym zbudowano, ale jednak to się udało. Tak samo będzie z Twoim zadaniem.

11. Kanban

Kanban to technika, pozwalająca zarządzać zadaniami do zrobienia. Przygotuj sobie kartki samoprzylepne oraz dużą kartkę papieru. Na dużej kartce wyznacz obszary nazwane: “Do zrobienia”, “W trakcie”, “Zrobione”. Na małych kartkach samoprzylepnych wypisz wszystkie swoje zadania, i przyklej je w odpowiednie obszary na dużej kartce. Teraz możesz jasno zobaczyć, ile masz zadań i w jakim są stanie. Voilà! Oto najprostsza tablica kanban. Oczywiście wersji i opcji na rozbudowę jest tak dużo, jak wielka jest Twoja wyobraźnia, więc dostosuj tablicę pod siebie. W dalszej części wpisu opiszę jedno z narzędzi, które pomoże Ci stworzyć tablice Kanban online.

12. Matryca Eisenhowera

Matryca Eisenhowera to technika, która pozwala Ci podzielić zadania według ważności. Podziel zadania na 4 obszary – pilne i ważne, pilne i nieważne, niepilne i ważne oraz niepilne i nieważne, a następnie działaj z nimi w odpowiedni sposób:

Pilne i ważne – Tzw. gaszenie pożarów. Musisz je zrobić w pierwszej kolejności.

Niepilne i ważne – To są Twoje cele. Zaplanuj na nie czas.

Pilne i nieważne – to są prawdopodobnie priorytety innych ludzi. Zajmij się najpierw swoimi priorytetami, a te zadania deleguj dalej lub odmawiaj ich przyjęcia

Niepilne i nieważne – Zapychacze czasu, z których trzeba niestety zrezygnować.

Gdy dobrze dopasujesz zadania do grup, z łatwością będziesz wiedzieć, co robić dalej i w jakiej kolejności.

13. Gamifikacja w pracy

Użyj gamifikacji, aby pobudzić mózg do działania. Na kartce papieru, gdzie masz listę zadań do zrobienia, przy każdym zadaniu narysuj duży pusty kwadrat. Od razu po wykonaniu zadania skreśl ten kwadrat. Dzięki temu wizualnie będzie wiadomo, że coś zostało skończone, a Twój mózg dostanie sygnał “Wygrałem”. Gdy będziesz robić to wystarczająco długo, zaczniesz się czuć dosyć podobnie z robieniem zadań, jak np. z grami. “Jeszcze jeden poziom”, “jeszcze jedna partia”, “jeszcze jedna rundka”  itd.

14. Oddzielne miejsce do pracy

W miarę możliwości przygotuj sobie oddzielne miejsce do pracy. Niech to będzie biurko, z którego nikt inny nie korzysta. Chodzi o to, aby wyeliminować wszystkie rozpraszacze, a dodatkowo, aby Twój mózg myślał, że faktycznie jest w pracy. Podobne zachowanie, co w przypadku przebrania się do pracy. Dodatkowo, jeżeli masz taką opcję, pracuj na oddzielnym komputerze. Kiedy pracujesz na tym samym komputerze, gdzie spędzasz czas wolny, cały czas masz rozpraszacze i inne zajęcia na wyciągnięcie ręki. Oddzielny komputer pozwoli zminimalizować ryzyko mechanicznego, bezrefleksyjnego odpalenia np. Facebooka, gry czy filmu.

15. Ustal konkretny czas na zadania domowe

Pracując z domu, można ulec złudnemu przekonaniu, że nigdy się nie wychodzi z pracy. Skoro podczas czasu pracy robisz np. pranie, to na pewno musisz przedłużyć czas pracy. Dlatego jasno i klarownie, dla siebie i reszty domowników, ustal, że jakiekolwiek czynności domowe, jak sprzątanie, zmywanie czy pranie, będziesz robić o określonych porach. Niech nawet będą w środku dnia, ale muszą być jasno określone. Przykład – pracuj od 8 do 12, później godzina na obiad i zmywanie, praca 13-17, a później czas wolny, obowiązki i odpoczynek. Dostosuj oczywiście ten czas pod swoje preferencje, ale jasno go określ. Dzięki temu masz spokój ducha, a i domownicy Ci nie przeszkadzają.

16. Usuń rozpraszacze

Podczas pracy usuń w miarę możliwości wszystko, co cię może rozpraszać. Jeżeli Twoja praca nie wymaga ciągłego podłączenia do internetu, wyłącz router. Włącz tryb samolotowy w telefonie. Zablokuj wszystkie strony, na których lubisz spędzać czas, a które przeszkadzają Ci w pracy. Jeżeli coś się dzieje za oknem, zamknij je. Wyeliminuj wszystko, co może Ci przeszkadzać w skupieniu.

17. Użyj słuchawek wygłuszających

To dobry sposób, aby się odciąć od zewnętrznych odgłosów. Użyj dobrych słuchawek wygłuszających, lub, jeżeli je masz, słuchawek z aktywnym wyciszaniem. Zwykłe jednak też są ok, o ile są na całe uszy

18. Ustal konkretny czas na pracę

Tak jak z czasem na prace domowe, ustal konkretny czas na pracę. Uprzedź domowników, że w tym czasie pracujesz i nikt nie może Ci przeszkadzać, a następnie… zacznij pracować :) Pamiętaj, że gdy czas na pracę się kończy, Ty kończysz pracę. Wychodzisz z niej. Bez żadnych “Jeszcze 30 min tylko coś dokończę”. Koniec pracy to koniec pracy. Z firmy też wyszedłbyś o czasie, więc dlaczego nie robisz tego w domu?

19. Ustal czas na jedzenie

Podczas pracy rób sobie przerwy. Tak, jak w normalnej pracy podczas czasu pracy masz przerwy na jedzenie, toaletę czy papierosa, tak samo miej te przerwy, pracując w domu. To, że zjesz coś w środku dnia, nie powinno wydłużać czasu pracy, tak samo jak nie wydłuża go podczas pracy w firmie. Ustal też konkretny czas na jedzenie, dzięki czemu będziesz się czuć jeszcze bardziej tak, jak w pracy. Jak wiemy z poprzednich sposobów, pomaga to być lepiej skupionym na pracy.

20. Zaczynaj od najtrudniejszej rzeczy

Wybierz najtrudniejszą rzecz, i od niej zacznij. Z samego rana, kiedy masz najwięcej energii i motywacji, to zadanie nie będzie aż tak trudne jak pod koniec dnia, kiedy zmęczenie bierze górę. Dlatego weź najtrudniejsze zadanie, podziel je na kawałki (Jak zjeść słonia? :) ) i zacznij je robić. Na koniec dnia zostaw sobie najłatwiejsze i najprzyjemniejsze zadania.

21. Nagroda

Codziennie nagradzaj się po pracy. Niech to będzie coś, co lubisz, jedzenie, odcinek serialu, dobra książka. Ważne, żeby praca nie kojarzyła się tylko z wysiłkiem, ale też z nagrodą, dzięki czemu będzie się lepiej, a przede wszystkim przyjemniej, zaczynało z rana i pracowało.

22. Podsumowanie dnia

Na koniec dnia zrób sobie jego podsumowanie. Co zostało zrobione i wykreślone z listy, a co jeszcze jest do zrobienia jutro. Pozwoli to lepiej zorganizować pracę i lepiej spać, nie zaprzątając sobie głowy problemami z pracy. Dodaj sobie tutaj również 2 kolejne zadania – wdzięczność i dumę. Znajdź 3 rzeczy, z których jesteś dumny lub dumna z danego dnia, i zapisz je. Nie muszą to być rzeczy ogromne, ważne, żeby być z nich dumnym. Tak samo z wdzięcznością – znajdź 3 rzeczy/osoby/sytuacje, na myśl, o których czujesz wdzięczność danego dnia. Niech to będzie mąż czy żona, pani w sklepie, kurier przynoszący Ci paczkę czy kolega z pracy, który Ci pomógł. Już po miesiącu zauważysz zmianę w swoim zachowaniu i odczuwaniu zachowania innych. Zmianę na plus oczywiście :)

23. Wideo konferencje

Podczas spotkań używaj kamerek wideo. Bardzo ważne jest, żeby widzieć kogoś, a nie tylko słyszeć głos ze słuchawek. Pomoże to lepiej komunikować się z innymi, lepiej wyczuwać ich zachowanie i przede wszystkim lepiej z nimi tworzyć więzi. Dlatego używaj kamerki, czy to w pracy na spotkaniach, czy na wideo spotkaniach z przyjaciółmi. Jeżeli Twoi przyjaciele nie spotykają się tak, zorganizuj takie spotkanie. To, że pracujemy zdalnie, nie znaczy, że nie możemy się zobaczyć!

24. Audiobooki

W wolnym czasie słuchaj audiobooków. To najprostsza i najprzyjemniejsza metoda nauki nowych rzeczy, czytania książek czy poznawania świata. Nawet zmywanie wydaje się ciekawsze, kiedy w tle ktoś opowiada Waszą ulubioną książkę.

Jak widzisz, całkiem sporo tych sposobów. Dodatkowo, jako bonus, przygotowałem dla Ciebie kilka narzędzi, które pomogą Ci w pracy w domu. Jeżeli masz jakieś pytania, zadaj je w komentarzu :)

Bonus – pomocne narzędzia

Na poniższej liście zawarłem najpopularniejsze i według mnie najprzydatniejsze dla Ciebie narzędzia, które pomogą Ci pracować wydajniej.

Todoist – świetne narzędzie do tworzenia i zarządzania listami to-do. Od zwykłych list zakupowych aż po rozpisanie projektu, todoist pomoże Ci zarządzać stanem zadań.

Nozbe – kolejne narzędzie do zarządzania zadaniami. Implementuje założenia metodologii “Getting Things Done”, a dodatkowo jest intuicyjny i bardzo przyjazny. Osobiście używam Nozbe do zarządzania zadaniami projektowymi i prywatnymi.

Trello – Najpopularniejsze narzędzie do tworzenia i zarządzania tablicami kanban. Prostota użycia wraz z różnymi dostępnymi integracjami sprawią, że jeżeli podoba Ci się technika Kanban, to pokochasz tę aplikację

Slack -świetny komunikator tekstowy i głosowy dla zespołów. Pozwala na pracę asynchroniczną, działa szybko a darmowe konto w zupełności wystarczy dla małych zespołów.

Basecamp – świetne miejsce do zarządzania zadaniami i całym zespołem w firmie. Pozwala też np. na komunikację i zarządzanie plikami. Polecam głównie dla małych zespołów, które potrzebują jednego narzędzia do wszystkiego.

Google Drive/Keep/Calendar – Paczka narzędzi od Google, która pozwala na bardziej produktywną pracę. Kalendarz z wieloma funkcjami, darmowy dysk wraz z edytorem tekstu i tabel oraz notatnik wraz z listami to-do pozwalają na szybszą i bardziej usystematyzowaną pracę. Używam tego do zarządzania firmowymi zadaniami.

Bloker stron – najlepsze narzędzie do likwidowania rozpraszaczy to właśnie blokery stron. Pozwalają, a jakże, zablokować strony na określony czas, tak więc już nie grozi Ci siedzenie na Facebooku podczas pracy. Najpopularniejsze blokery to dodatek do chrome – StayFocusd, oraz SelfControl na MacBooka.

Manager haseł – narzędzie do zapamiętywania loginów i haseł do wielu kont. Zapamiętaj tylko jedno hasło główne, a cała reszta haseł zostanie zapamiętana po pierwszym wpisaniu. Naprawdę pokochasz to narzędzie. Osobiście używam LastPass.

Podsumowanie

Jak widzisz, sposobów na lepszą produktywność jest wiele. Każdy znajdzie coś dla siebie, dlatego wybierz rozwiązanie dla siebie i zacznij je wdrażać. Od dzisiaj, od teraz. Krok po kroku stań się bardziej produktywnym.

Jeżeli masz jakieś pytanie lub chcesz się podzielić swoimi radami, daj znać w komentarzu!